Обязанности:
— Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию — генеральному директору и сотрудникам компании.
— Обеспечивать документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, отправка и получение оригиналов по почте.
— Организация административной работы офиса: заказ расходных материалов (канцелярия, вода, бумага и т.д), сканирование и печать документации, учет и её хранение, работа с
курьерскими службами, контроль работы уборки, решение бытовых проблем.
— Подготовка проектов писем, запросов, претензий, доверенностей и других документов, касающихся деятельности компании.
— Разработка и заказ рекламных материалов (каталоги, брошюры, визитки, баннеры, ключевые слова для поиска на сайте).
— Подготовка и рассылка поздравлений для партнеров, заказ подарков.
— Администрировать реестр рабочих проектов и референс листов.
— Мониторинг, контроль и учет договоров, подготовка проектов договоров, спецификаций, дополнительных соглашений, приложений и пр. Регистрация договоров с заказчиками и
изготовителями.
— Подготовка документов на подпись руководителю.
— Организация встреч, совещаний с партнерами компании (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, заказ пропусков, встреча и координация участников, оформление протокола совещаний).
— Организация мероприятий (корпоративы, юбилеи, турниры).
— Организация командировок сотрудников: поиск и покупка билетов, поиск и бронирование гостиницы/аренда квартиры, подготовка разрешений на въезд для иностранных партнеров,
оформление и получение виз, поиск и заказ трансфера.
— Работа с документами в электронной системе документооборота.
— Оформление служебных записок в программе Эльма, ведение реестра проектов, подготовка с/з на оплату.
— Администрирование работы сайта: размещение новостей на сайте компании. Подготовка и размещение статей о выполненных проектах на сайте. Подготовка и написание тематических
статей для сайта.
— Следить за расходами сотрудников компании по корпоративной связи, оптимизировать тарифы, устанавливать лимиты.
— Контроль расходов топливных карт и транспондера.
— Участие в электронных тендерах совместно с сотрудниками коммерческого отдела (оформление заявки, формирование комплекта документов, загрузка документов на Этп,
отслеживание этапов проведения закупок). Подготовка пакета документов для участия в тендерах для сотрудников коммерческого отдела.
— Ведение охраны труда и воинского учета.
— Оказывать помощь в контроле учета и подготовке учредительных документов.
— Выполнение поручений руководителя, административная поддержка (быть готовым к поездкам и возможным командировкам, поездкам в Москву).
— Оформление зарубежных виз.
Требования:
— Наличие водительского удостоверения категории В,В1 и личного автомобиля.
— Оформление по Тк Рф с испытательным сроком.
— Уверенное пользование Пк.
— Знание программ по работе с текстами, таблицами, презентациями, картинками и фото.
— Коммуникабельность, вежливость, готовность помочь.
— Требуемый опыт работы: 3-6 лет. Высшее образование.
— Полная занятость, полный день.
— Отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию — генеральному директору и сотрудникам компании.
— Обеспечивать документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, отправка и получение оригиналов по почте.
— Организация административной работы офиса: заказ расходных материалов (канцелярия, вода, бумага и т.д), сканирование и печать документации, учет и её хранение, работа с
курьерскими службами, контроль работы уборки, решение бытовых проблем.
— Подготовка проектов писем, запросов, претензий, доверенностей и других документов, касающихся деятельности компании.
— Разработка и заказ рекламных материалов (каталоги, брошюры, визитки, баннеры, ключевые слова для поиска на сайте).
— Подготовка и рассылка поздравлений для партнеров, заказ подарков.
— Администрировать реестр рабочих проектов и референс листов.
— Мониторинг, контроль и учет договоров, подготовка проектов договоров, спецификаций, дополнительных соглашений, приложений и пр. Регистрация договоров с заказчиками и
изготовителями.
— Подготовка документов на подпись руководителю.
— Организация встреч, совещаний с партнерами компании (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, заказ пропусков, встреча и координация участников, оформление протокола совещаний).
— Организация мероприятий (корпоративы, юбилеи, турниры).
— Организация командировок сотрудников: поиск и покупка билетов, поиск и бронирование гостиницы/аренда квартиры, подготовка разрешений на въезд для иностранных партнеров,
оформление и получение виз, поиск и заказ трансфера.
— Работа с документами в электронной системе документооборота.
— Оформление служебных записок в программе Эльма, ведение реестра проектов, подготовка с/з на оплату.
— Администрирование работы сайта: размещение новостей на сайте компании. Подготовка и размещение статей о выполненных проектах на сайте. Подготовка и написание тематических
статей для сайта.
— Следить за расходами сотрудников компании по корпоративной связи, оптимизировать тарифы, устанавливать лимиты.
— Контроль расходов топливных карт и транспондера.
— Участие в электронных тендерах совместно с сотрудниками коммерческого отдела (оформление заявки, формирование комплекта документов, загрузка документов на Этп,
отслеживание этапов проведения закупок). Подготовка пакета документов для участия в тендерах для сотрудников коммерческого отдела.
— Ведение охраны труда и воинского учета.
— Оказывать помощь в контроле учета и подготовке учредительных документов.
— Выполнение поручений руководителя, административная поддержка (быть готовым к поездкам и возможным командировкам, поездкам в Москву).
— Оформление зарубежных виз.
Требования:
— Наличие водительского удостоверения категории В,В1 и личного автомобиля.
— Оформление по Тк Рф с испытательным сроком.
— Уверенное пользование Пк.
— Знание программ по работе с текстами, таблицами, презентациями, картинками и фото.
— Коммуникабельность, вежливость, готовность помочь.
— Требуемый опыт работы: 3-6 лет. Высшее образование.
— Полная занятость, полный день.
Требуется помощник руководителя
Помощник руководителя, помощник управляющего, секретарь